通話是一門學(xué)問。不同的對象, 不同的情景, 需要不同的通話方法。通話要注意以下幾個問題:
清晰。不論是發(fā)話方還是受話方, 都需要通過語言表達(dá)來完成通話。或問或答, 都要清晰, 要以對方能聽清楚為基本要求。做到清晰, 除了練就較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力外, 還要學(xué)會理頭緒、抓重點(diǎn)。把要說的千言萬語, 歸納成簡短的一句話或幾句話, 舍棄一些細(xì)枝末節(jié)。
簡短。簡短是通話的基本要求。提出問題、回答問題, 都要言簡意賅, 干脆利落。國外有人提出“三分鐘原則”, 就是通話不超過三分鐘, 這是有一定道理的。做到簡短, 這里既有認(rèn)識態(tài)度問題, 也有技巧能力問題。思想重視, 端正態(tài)度, 就不會在電話里拉家常, 海闊天空, 無邊無際。善于表述, 思路清晰,“直奔主題”, 緊扣話題, 就可以避免話越說越長, 沒完沒了。
禮貌。通話最能反映一個人的工作作風(fēng)、禮儀品質(zhì)和綜合素養(yǎng)。盡管不是面對面交談, 從通話的語氣措詞、表情聲態(tài)、姿勢動作中, 可以看出一個人乃至一個機(jī)關(guān)單位的整體形象。通話一定要講究文明禮貌, 注意通話禮節(jié), 遵守禮儀規(guī)范。如打錯電話要道歉后立即掛機(jī), 不必作過多的解釋, 也不能一聲不吭就掛機(jī), 顯得沒有禮貌。