盡管時(shí)下各種電訊手段十分發(fā)達(dá)，但書信這種古老的信息傳遞方式仍然是人們交流思想、業(yè)務(wù)往來的重要途徑。借助書信工具傳遞信息，必須區(qū)分國內(nèi)書信與涉外書信，二者在格式"稱謂"郵發(fā)等方面有較大不同之處。從格式上看，涉外書信如英文信件的基本格式為：信頭及發(fā)信人地址"發(fā)信日期――見圖中1稱呼――見圖中2正文――見圖中3結(jié)尾――見圖中4簽名――見圖中5英文書信的信頭，一般以寫信人自己的地址開始，格式同信封上的寫法相同。地址每行尾用逗號(hào)，最后一行末用句號(hào)。記住，不能在地址上寫自己的名字。地址下面接著的是日期，英文書信日期習(xí)慣寫法是先日、月，后年，美國人則先寫月、日，后寫年。日期用基數(shù)詞或序數(shù)詞均可。英文書信的稱謂，是對(duì)收信人的尊稱語。大多寫在信箋左邊，約在信頭下半英寸之處。在私人信件中，常在收信人名前加上”親愛的”(Dear)或”我親愛的”(My dear)。寫給年長者、老師或其他敬重之人，則在姓前加上”先生”、”夫人”或”太太”、”小姐”等。英文書信正文同漢語一樣，是要給寫信人說的話。正文大多在稱謂下一行開始，信封的左邊要留有一英寸大小空白。
信的結(jié)尾往往是幾個(gè)常用的致敬語，緊接正文之下，結(jié)尾的第一個(gè)詞要大寫，最后一個(gè)詞后用逗號(hào)。私人書信結(jié)語大多為：“致以美好祝福，你的朋友”，或“順致敬意，你忠實(shí)的朋友”之類。
英文書信簽名放在結(jié)尾下面空開一點(diǎn)的略偏右處。若是私人信件，簽上自己名即可，不宜放上自己的頭銜。
英文信紙須用質(zhì)量好的白色紙，書寫用黑色或藍(lán)色墨水。
信寫好后，裝入如下格式的信封： 信封內(nèi)容為：
1.收信人地址：包括收信人、寓所門牌號(hào)、街號(hào)、市鎮(zhèn)名
稱、所屬國家、所屬國名。
2.收信人的郵區(qū)號(hào)碼。
3.收信人姓名。先寫名，后寫姓。
4.收信人稱謂。在姓名前加上。
5.寄信人地址。
特別提醒之語，應(yīng)寫在信封左上角寄信人名址之下，如“請(qǐng)
勿折疊”之類。