商務(wù)信函的要求
一 完整
在寫(xiě)信時(shí)，為了避免傳輸錯(cuò)誤信息，務(wù)必使書(shū)信的基本內(nèi)容“按部就班” 、完整無(wú)缺。
例如，在信文中提到收到對(duì)方來(lái)信，或是在末尾落款時(shí)，不可一筆帶過(guò)，而應(yīng)準(zhǔn)確到具體日期。一般要求寫(xiě)明何月何日，必要時(shí)還須寫(xiě)明何年何月何日何時(shí)。
在書(shū)寫(xiě)信封時(shí)，雙方的郵編不可缺少。另外，在書(shū)寫(xiě)收信人及發(fā)信人地址時(shí)，要力求其完整，而不宜采用簡(jiǎn)稱。惟有如此，方能確保書(shū)信被及時(shí)送達(dá)，或是因故被退還時(shí)不至于丟失。
二 清楚
書(shū)寫(xiě)信函時(shí)，必須使之清晰可辨。要做到這一點(diǎn)，須注意以下四個(gè)方面：
（１）字跡要清楚，切勿潦草、亂涂亂改。
（２）要選擇耐折、耐磨、吸墨、不洇、不殘、不破的信紙、信封，切勿不加選擇，隨意亂用。
（３）要選用字跡清楚的筆具與墨水。在任何時(shí)候，都不要用鉛筆、圓珠筆、水彩筆寫(xiě)信，紅色、紫色、綠色、純藍(lán)等色彩的墨水也最好別用。
（４）在書(shū)信里敘事表意時(shí)，要層次明、條理清，有頭有尾，切忌天馬行空、云山霧罩，令人疑惑叢生，不知所云。這是寫(xiě)商務(wù)信函要特別注意的一點(diǎn)。
三 簡(jiǎn)潔
寫(xiě)信如同作文一樣，同樣講究言簡(jiǎn)意賅、適可而止。在一般情況下，寫(xiě)信應(yīng)當(dāng)“有事言事，言罷即止” ，切勿洋洋灑灑、無(wú)休無(wú)止。
當(dāng)然應(yīng)當(dāng)避免為使書(shū)信簡(jiǎn)潔而矯枉過(guò)正，走向另一個(gè)極端，過(guò)分地惜墨如金，而使書(shū)信通篇冰冷乏味。
四 正確
在寫(xiě)信時(shí)，不論是稱呼、敘事，還是遣詞造句，都必須做到正確無(wú)誤。
在信中，杜絕出現(xiàn)錯(cuò)字、別字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語(yǔ)拼音或外文替代不會(huì)寫(xiě)的字。
在書(shū)寫(xiě)收信人姓名、地址、職務(wù)及尊稱時(shí)，不允許出現(xiàn)任何差錯(cuò)。
書(shū)寫(xiě)信封時(shí)，在收信人姓名之后書(shū)寫(xiě)的稱呼如“同志” 、“先生” 、“小姐”等等，是專供郵遞員或帶信人使用的，而并非是發(fā)信人對(duì)收信人所用的稱呼，因此像“大人” 、“愛(ài)妻” 、“小弟”之類(lèi)的私人稱呼，是不宜出現(xiàn)的。
五 禮貌
寫(xiě)信人在寫(xiě)信時(shí)，要像真正面對(duì)收信人一樣，以必要的禮貌，去向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的恭敬之意。其中的一個(gè)重要做法，就是要盡量多地使用謙詞與敬語(yǔ)。
例如，在信文前段稱呼收信人時(shí)，可使用諸如“尊敬的” 、“敬愛(ài)的”一類(lèi)提稱詞。對(duì)對(duì)方的問(wèn)候必不可少，對(duì)對(duì)方親友亦應(yīng)依禮致意。在信文后段，還應(yīng)使用規(guī)范的祝福語(yǔ)，等等。
商務(wù)信函的格式
商務(wù)信函主要是為開(kāi)展業(yè)務(wù)而用的，其格式與一般書(shū)信有所區(qū)別，主要有：
一 稱謂
商務(wù)信函的稱謂應(yīng)鄭重，私人信函中過(guò)分親昵的稱呼在這里是不適用的。
對(duì)于相對(duì)熟識(shí)的人，你可以稱“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ，對(duì)于一般熟識(shí)的則可以稱其職務(wù)。這里的“熟識(shí)”可以是僅指通信聯(lián)系而從未謀面的情形。西
方此類(lèi)信函在上述稱謂的前邊加“親愛(ài)的” ，我國(guó)習(xí)慣上加“尊敬的”一類(lèi)詞。
商務(wù)信函在許多情形下是寫(xiě)給不知姓名的人的，此時(shí)的稱呼可以有以下情形：只稱其為“先生”或“女士”（或“小姐”） ，且在前邊加上“尊敬的”一類(lèi)字眼以職務(wù)相稱，如“經(jīng)理先生” 、“編輯女士” 、“主持人小姐”一類(lèi)均是。此外，這種情況下不能用太過(guò)泛泛的稱謂，否則可能收不到良好效果，比如稱“有關(guān)人士臺(tái)鑒” ，“有關(guān)人士”就可能覺(jué)得與己無(wú)關(guān)而擱置一邊。當(dāng)然，如果能夠通過(guò)一些渠道打聽(tīng)清楚你要聯(lián)系的人的姓名，要更好一些。
二 結(jié)尾
結(jié)尾的落款要求和開(kāi)頭相對(duì)應(yīng)，開(kāi)頭是哪種關(guān)系程度的稱呼，落款也應(yīng)是相應(yīng)的程度。比如，稱呼是連姓帶名的“ × × × 先生” ，落款就是連姓帶名的“ × × × ” ；稱呼是不帶姓的“ × × 先生” ，落款就不帶姓。大企業(yè)、大單位的商務(wù)信函往往是打印的，但落款處還要有親筆簽名。
三 信箋和信封
一般的企、事業(yè)單位都有自己的專用信箋和信封。對(duì)于高規(guī)格的業(yè)務(wù)活動(dòng)來(lái)說(shuō)，對(duì)此兩項(xiàng)也有比較嚴(yán)格的要求。一般來(lái)說(shuō)，信箋、信封都應(yīng)有單位的名稱、徽標(biāo)以及地址、電話，樣式上應(yīng)穩(wěn)重而具有吸引力，質(zhì)地上盡可能優(yōu)良，印刷上盡可能優(yōu)美，借以表明單位的實(shí)力和形象。
附英文商務(wù)信函范文一則
２０ May ２００３（Date Line 日期）
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